Tietosuojakäytännöt
Profin Oy:n tietosuojakäytännöt
Nämä periaatteet koskevat Profin Oy:n asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä.
Näiden periaatteiden tarkoituksena on antaa nykyisille, entisille ja potentiaalisille asiakkaillemme (yhdessä ”asiakkaat”) yleinen käsitys seuraavista asioista:
– tilanteet, joissa keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi;
– keräämiemme henkilötietojen tyypit;
– syyt henkilötietojen keräämiseen ja
– henkilötietojen käsittelytapa.
Sitoumus
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle tuotteita ja palveluita. Käsittelemme kaikkia henkilötietojasi luottamuksellisesti, ja yksityisyytesi suojaaminen on keskeistä kaikissa tarjoamissamme palveluissa.
Noudatamme seuraavia viittä periaatetta henkilötietojesi suojaamiseksi ja paremman asiakkuuskokemuksen tarjoamiseksi:
Vapaus valita
Henkilötietosi kuuluvat sinulle. Pyrimme olemaan tekemättä mitään oletuksia yksityisyyden suojaa koskevien toiveidesi osalta ja suunnittelemaan palvelumme siten, että voit valita, haluatko antaa meille henkilötietojasi vai et.
Intressien tasapaino
Kun henkilötietojesi käsittely on tarpeen legitiimin intressin toteuttamiseksi, ja kun tämä intressi on painavampi kuin tarve suojata yksityisyyttäsi, voimme käsitellä määrättyjä henkilötietojasi hankkimatta nimenomaista suostumustasi. Ne henkilöitiedot, joiden käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, on suostumuksesta lisätietoja alempana kohdassa ”Suostumus”.
Suhteellisuus
Profin Oy pyrkii käsittelemään vain sellaisia asiakkaiden henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ottaen huomioon tarkoituksen, jota varten ne on kerätty.
Pyrimme käsittelemään henkilötietojasi anonyymisti aina, kun toiminto tai palvelu voidaan toteuttaa anonyymeillä tiedoilla. Jos yhdistämme henkilötietoihisi anonyymejä tietoja tai muita tietoja, niitä käsitellään henkilötietoina niin kauan kuin ne ovat yhdistetyssä muodossa.
Läpinäkyvyys
Profin Oy toimittaa asiakkaille pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä.
Säädösten noudattaminen
Profin Oy periaatteena on noudattaa soveltuvia yksityisyyden suojaa ja tietosuojaa koskevia lakeja ja määräyksiä kaikissa maissa, joissa toimimme. Tarvittaessa muutamme näissä periaatteissa kuvattua henkilötietojen käsittelyä siten, että toimimme voimassa olevien säädösten mukaisesti.
Hyödyllisiä määritelmiä
Seuraavilla näissä periaatteissa käytetyillä termeillä on yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetussa EU – direktiivissä 95/46/EY määritetty tarkoitus. Tämän mukaisesti:
”Rekisterinpitäjällä” tarkoitetaan luonnollista tai oikeushenkilöä, julkista viranomaista, virastoa tai muuta toimielintä, joka, yksin tai yhdessä toisten kanssa, määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot.
”Henkilötietojen käsittelijällä” tarkoitetaan luonnollista tai oikeushenkilöä, julkista viranomaista, virastoa tai muuta toimielintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun;
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, erityisesti henkilönumeron taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella;
”Käsittely” tarkoittaa kaikenlaisia sellaisia toimintoja tai toimintojen kokonaisuuksia, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai manuaalisesti, kuten tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, tiedon haku, kysely, käyttö, luovuttaminen siirtämällä, levittämällä tai asettamalla muutoin saataville, yhteensovittaminen tai yhdistäminen sekä suojaaminen, poistaminen tai tuhoaminen; ja
”Arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan henkilötietoja, jotka koskevat rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista tai filosofista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista, sekä terveyteen ja seksuaaliseen käyt täytymiseen liittyviä tietoja.
Tietojen kerääminen
Voit antaa meille tietoja itsestäsi, kun käytät Profin Oy:n palveluita ja muussa viestinnässä Profin Oy:n kanssa, esimerkiksi verkkosivustojemme tai asiakaspalvelukeskustemme kautta. Voimme myös saada tällaisia tietoja valtuutetuilta jälleenmyyjiltämme ja muilta kolmansilta osapuolilta. Tällaisia tietoja (”Asiakkaan toimittamat henkilötiedot”) voivat olla:
– yhteystietosi (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.)
– tuotteidemme ja palveluidemme ostamista ja käyttöä koskevat tiedot (asiakkaan preferenssit ja asetukset, ostohistoria,)
Olemme erityisen huolellisia ja noudatamme erityisiä varotoimenpiteitä sekä voimassa olevan lainsäädännön asettamia vaatimuksia kerätessämme ja käsitellessämme arkaluonteisia henkilötietoja.
Lainsäädännössä voidaan edellyttää myös muun tyyppisten tietojen käsittelemistä arkaluonteisina henkilötietoina.
Huomautus
Kun se on kohtuudella toteutettavissa tai jos lainsäädäntö sitä edellyttää, annamme sinulle henkilötietojesi keräämisen tai rekisteröimisen yhteydessä seuraavat tiedot: (i) tarkat tiedot syistä, joiden takia henkilötietojasi käsitellään, (ii) tiedot rekisterinpitäjästä, (iii) tiedot kaikista kolmansista osapuolista, joille tiedot voidaan paljastaa ja (iv) muita tietoja, jotka voivat olla tarpeen sen varmistamiseksi, että voit suojata oikeuksiasi.
Yllä olevat tiedot voidaan antaa esimerkiksi tuotteiden tai palvelujen ostamisen, kilpailuihin osallistumisen yhteydessä.
Suostumus
Kun se on kohtuudella toteutettavissa tai jos lainsäädäntö sitä edellyttää, pyydämme suostumuksesi ennen kuin keräämme tai käsittelemme henkilötietojasi. Suostumustasi koskeva pyyntö ilmaistaan selkeästi ja siinä annetaan sinulle riittävän perusteelliset tiedot päätöksen tekemistä varten. Voit aina peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla siitä rekisteriselosteessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen ja varmentamalla henkilöllisyytesi, tai käymällä henkilökohtaisesti Pudasjärven tehtaalla henkilöllisyystodistus mukana (normaali aukioloaika ma – pe klo 08:00 – 16:00).
Kolmansien osapuolien käsittely
Voimme luovuttaa käsittelyä varten tietoja kolmansille osapuolille. Esimerkkinä kuljetusliikkeet tavaran kuljettamiseksi, laskutuksen tiedot, rahoitussopimuksen tiedot yms. Pyrimme pitämään luovutetut tiedot vain kyseistä tarvetta palvelevina.
Olemme tehneet tietojenkäsittelysopimuksen kaikkien kolmansien osapuolten kanssa ja vaadimme heiltä ehdotonta huolellisuutta ja tietosuoja – asetuksen noudattamista.
Tietojen käyttö
Profinin keräämiä sinua koskevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:
– tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen sinulle, mukaan lukien kelpoisuutesi varmistaminen määrättyjä ostoksia ja palveluita varten, sekä parempien tarjousten ja asiakkuuskokemusten tarjoaminen
– tiedottaminen sinulle tuotteitamme ja palveluitamme koskevista päivityksistä ja muutoksista, kuten muutoksista sopimusehtoihin ja periaatteisiin
– tiedottaminen sinulle uusista tuotteista, palveluista ja tapahtumista
– tuotteita koskevan tuen ja palveluiden tarjoaminen.
– tuotekehitys, esimerkiksi ikkunoiden ja ovien suorituskyvyn, laadun ja turvallisuuden parantaminen
– tarjontamme arvioiminen ja kehittäminen ja yhteydenpito asiakkaiden kanssa ja
– lainsäädännön asettamien vaatimusten noudattaminen.
Mikäli henkilötietojen käyttö perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksen ottamalla yhteyttä Profin-yhtiön tietosuojaselosteessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen, tai muulla meidän ilmoittamallamme tavalla. Ellei lainsäädäntö muuta määrää, et kuitenkaan yleensä voi estää henkilötietojesi käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
– kaupalliset tapahtumat, laskutus, takuukäsittely.
– henkilötietojesi käsittely lähettääksemme sinulle tärkeitä ilmoituksia koskien esimerkiksi sopimusehtojen muutoksia.
– henkilötietojesi käsittely lainsäädännön vaatimalla tavalla.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietosi vain niin pitkään kuin se on tarpeen näiden periaatteiden mukaisten tavoitteiden toteuttamista tai muuta sinulle ilmoittamaamme tarkoitusta varten.
Tämä tarkoittaa, että kun olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, säilytämme tietosi antamasi suostumuksen mukaisesti ja/tai kunnes peruutat suostumuksesi. Jos olet peruuttanut suostumuksesi, voimme siitä huolimatta säilyttää määrättyjä henkilötietoja riittävän ajan, jotta voimme noudattaa lainsäädännön meille asettamia vaatimuksia ja huolehtia puolustuksestamme oikeudellisten riitojen yhteydessä. Jos emme ole saaneet suostumustasi tietojen käsittelyyn, tiedot säilytetään vain lain sallimissa puitteissa.
Tietojen oikeellisuus
Kun käsittelemme henkilötietojasi, pyrimme aina varmistamaan, että ne ovat oikeita ja ajantasaisia. Pyrimme poistamaan tai korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot. Lisätietoja oikeudestasi varmistaa meidän hallussamme olevien henkilötietojesi oikeellisuus on alla olevassa kohdassa ”Tiedot ja niiden tarkastaminen”.
Tiedot ja niiden tarkastaminen
Kuten yllä olevassa kohdassa ”Huomautus” todetaan, voimme antaa sinulle määrättyjä tietoja koskien henkilötietojesi käsittelyä, kun keräämme tai rekisteröimme tällaisia tietoja.
Sinulla on oikeus pyytää tietoja (i) siitä, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsittelemme, (ii) mistä henkilötiedot kerätään, (iii) mitä tarkoitusta varten tietoja käsitellään ja (iv) keiden vastaanottajien tai vastaanottajakategorioiden kanssa henkilötiedot jaetaan. Tietosuojaseloste sisältää lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja yhteystiedot pyynnön jättämistä varten. Pyynnön tulee sisältää nimesi ja osoitteesi ja mieluiten myös sähköpostiosoitteesi. Sinulla on myös oikeus pyytää, että korjaamme tai poistamme sinua koskevat virheelliset tiedot tai estämme pääsyn niihin. Sinun on myös pyydettäessä todistettava henkilöllisyytesi.
Pyyntösi käsitellään nopeasti ja asianmukaisesti. Henkilötietojen poistamista koskeviin pyyntöihin sovelletaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Profin Oy voi veloittaa tällaisen pyynnön käsittelystä hallinnollisen maksun, jos lainsäädäntö sen sallii.
Tietoturva
Profin Oy pyrkii asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein huolehtimaan henkilötietojesi suojaamisesta onnettomuuden tai lainvastaisen toiminnan seurauksena tapahtuvaa tuhoutumista vastaan, suojaamaan niitä onnettomuudesta aiheutuvan katoamisen tai muuntumisen varalta sekä estämään niiden luvattoman paljastamisen tai käytön sekä muun lainvastaisen käsittelyn. Pyrimme varmistamaan, että tietoturvan taso ja toimenpiteet henkilötietojesi suojaamista varten ovat asianmukaisessa suhteessa henkilötietojesi luonteeseen ja käyttöön liittyviin riskeihin.
Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Profin Oy voi luovuttaa henkilötietojasi:
– Pihla Group Oy:lle
– muille yhteistyökumppaneille tuotteita ja palveluita koskevien tarjousten ja muiden viestien lähettämiseksi sinulle sekä tutkimus- ja kehitystarkoituksia varten
– lainsäädännön edellyttäessä, esimerkiksi viranomaisen pyytäessä tietoja tai oikeusriidan tai muun oikeusprosessin yhteydessä ja
– pyrkiessämme vilpittömässä mielessä suojaamaan oikeuksiamme luovuttamalla tietoja, esimerkiksi mahdollisten sopimusehtojen rikkomuksien tutkimisen yhteydessä tai petosten tai muiden turvallisuusriskien havaitsemista, estämistä tai paljastamista varten.
Kun Profin Oy toimii rekisterinpitäjänä, henkilötietojasi luovutetaan kolmannelle osapuolelle lähtökohtaisesti vain, jos olet antanut tätä varten suostumuksesi. Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietojasi ilman suostumustasi seuraavissa tilanteissa, paitsi jos pidämme suostumustasi tarpeellisena yksittäistapauksessa tai jos lainsäädäntö sitä edellyttää:
– Luovutus on tarpeen Profinin legitiimin intressin toteuttamiseksi (esimerkiksi oikeudellisten etujemme suojaamiseksi, yllä kuvatun mukaisesti).
Kun luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille tai Pihla Group Oy:lle, pyrimme arvioimaan, edellyttääkö tietojen luovutus ylimääräisiä turvatoimenpiteitä (esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietoja voitaisiin luovuttaa maasta toiseen).
Tietojen käsittely meidän lukuumme
Sallimme pääsyn henkilötietoihisi vain niille Profinin työntekijöille ja toimittajille, joiden täytyy käsitellä tietoja meidän lukuumme ja joilla on sopimukseen perustuva velvollisuus käsitellä henkilötietojasi turvallisesti ja luottamuksellisesti. Pyrimme valitsemaan tietojenkäsittelypalveluita varten vaihto ehdon, joka suojaa henkilötietojasi parhaiten suhteessa kolmansiin osapuoliin.
Markkinointi
Emme myy tai vaihda henkilötietojasi kolmansien osapuolien kanssa, ellet ole antanut siihen suostumustasi.
Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksia varten, ellemme ole saaneet siihen suostumustasi. Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, mutta et halua enää vastaanottaa markkinointimateriaalia kolmannelta osapuolelta, ota suoraan yhteyttä kyseiseen kolmanteen osapuoleen.
Voimme antaa sinulle tietoja uusista tuotteista, palveluista, tapahtumista tai vastaavista markkinointitoiminnoista. Jos haluat peruuttaa sähköpostitse lähetettävän uutiskirjeen tai vastaavan viestin tilauksen, noudata kyseisessä viestissä olevia ohjeita.
Verkkosivustot ja evästeet
Kaikilla asiakkaidemme käytettävissä olevissa verkkosivustoissa on yksityisyyden suojaa koskeva ilmoitus ja tietoja käyttämistämme evästeistä. Määrätyissä maissa sivustoissa on myös verkkopohjainen menettely evästeiden hyväksymistä tai estämistä varten. Lisätietoja käyttämistämme evästeistä on osoitteessa https://www.profin.fi/tietoa-evasteista.
Suosittelemme, että luet soveltuvat ilmoitukset ja tiedot huolellisesti, kun vierailet verkkosivustoissamme.
Muutokset
Profin Oy varaa oikeuden tehdä ajoittain muutoksia näihin periaatteisiin. Jos teemme muutoksia näihin periaatteisiin ja tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi, on kotisivuillamme nähtävillä viimeisin päivitetty versio.